Over deze case
Kerstmarkt voor 600 zorgmedewerkers in Brielle
De aanvraag kwam via onze website binnen. Catharina, Thuis op Voorne zocht een kerstmarkt die niet alleen gezellig zou zijn, maar vooral ook als bedankje zou voelen voor alle medewerkers en vrijwilligers. Vanaf het eerste contact was er prettig overleg, via mail, telefoon en later ook op locatie in Brielle. Tijdens dat bezoek kregen we een goed beeld van de hal, het restaurant en de mogelijkheden, zodat we samen konden kijken hoe we van deze plek een echte kerstmarkt konden maken.
In de voorbereiding verliep de afstemming duidelijk en prettig, waardoor de opdrachtgever zelf weinig regelwerk hadden. We maakten een aparte webpagina waarop deelnemers zich konden inschrijven voor de kerstmarkt. Voor vrijwilligers bij wie aanmelden via telefoon of computer minder makkelijk ging, kwam er een eenvoudige route via hun coördinator. Daarnaast hebben we meegedacht over de indeling van de groep. Omdat 600 mensen tegelijk ontvangen niet haalbaar was, verdeelden we de opkomst over twee tijdsblokken. Het voelde voor de opdrachtgever als een gezamenlijke route, met aandacht voor detail én voor onze organisatie. Het enige wat de opdrachtgever hoefde te doen is de ruimtes (hal en restaurant) leeg maken, zodat Pop-up Kerstmarkt deze ruimtes om kon toveren tot een sfeervolle kerstmarkt.
Op de dag zelf werden de hal en het restaurant omgebouwd tot een warme kerstmarkt met gezellige kramen en een breed aanbod aan cadeaus. De chocomel- en glühweinkraam maakte het winterse plaatje compleet. Alles vond binnen plaats, zodat bezoekers rustig konden rondlopen en kiezen. Ook het woordje vanuit het management kon gewoon doorgaan, omdat wij de microfoon en geluidsboxen hadden geregeld. De medewerkers en vrijwilligers hebben zichtbaar genoten van de kerstmarkt en de gezellige sfeer.
Achteraf keek de klant met een goed gevoel terug op de samenwerking en op de kerstmarkt zelf. Dat zat niet alleen in de sfeer op de dag, maar ook in de manier waarop er werd meegedacht. "Wat wij als extra service hebben ervaren, is dat ook de medewerkers en vrijwilligers die niet aanwezig konden zijn een prachtig kerstpakket later bij ons ophalen. Dat laat zien dat er echt wordt meegedacht en dat niemand wordt vergeten. Al met al kijken wij terug op een zeer geslaagde kerstmarkt, met een organisatie die ontzorgt en haar afspraken nakomt."
Waarom deze aanpak werkte
Wat hier goed werkte, is dat we al vroeg samen keken naar wat er praktisch nodig was voor deze groep. Door eerst de locatie goed te bekijken, konden we de ruimtes slim inzetten en bleef de kerstmarkt prettig voor alle bezoekers. Ook de combinatie van digitaal inschrijven en aanmelden via coördinatoren hielp enorm, omdat zo echt iedereen mee kon doen. En doordat we de opkomst verdeelden over twee tijdsblokken, werd het niet te druk en was er ook voor de laatste bezoekers nog genoeg keuze. Dat maakte deze kerstmarkt niet alleen sfeervol, maar ook gewoon goed werkbaar voor de organisatie.
